Convertimos facturas, contratos, albaranes y formularios en datos estructurados listos para tu ERP o tu CRM. OCR más IA generativa, con validación automática y revisión humana solo cuando el modelo no está seguro.
En qué consiste
El procesamiento inteligente de documentos consiste en leer automáticamente un PDF, una foto o un escaneo, entender qué contiene y devolver los datos estructurados que necesita tu sistema: importes, fechas, NIF, conceptos, condiciones o cláusulas. Combinamos OCR para el reconocimiento del texto con modelos de IA para la interpretación, porque un OCR solo devuelve letras, no significado.
Este servicio está pensado para empresas españolas que reciben documentos en formatos que no controlan: facturas de decenas de proveedores distintos, albaranes fotografiados con el móvil, contratos con anexos, formularios rellenados a mano. La entrada manual de esos datos es lenta, cara y propensa a errores que se descubren tarde, normalmente en el cierre de mes.
El resultado no es solo ahorro de tiempo. Al estructurar los datos también se puede analizar: comparar precios entre proveedores, detectar desviaciones de consumo, cruzar condiciones contractuales o alertar cuando una factura se sale del rango habitual. Ahí es donde el proyecto deja de ser una mejora administrativa y empieza a dar información de negocio.
Cada dato extraído mantiene el enlace a su documento de origen y a la página concreta, de modo que cualquier cifra es auditable. Y donde el modelo no alcanza el umbral de confianza definido, el documento pasa a una cola de revisión humana en lugar de colarse con un error silencioso.
Encaje
Empresas que procesan decenas o cientos de facturas, albaranes o contratos al mes de forma manual.
Equipos que copian datos de documentos al ERP o al CRM y cometen errores con frecuencia.
Negocios donde el cierre contable mensual consume días de trabajo que podría automatizarse.
El problema
Cada factura, cada contrato y cada formulario que entra obliga a alguien a abrirlo, leerlo y picar los datos a mano. Es trabajo lento, caro y con errores: importes mal tecleados, fechas mal copiadas, documentos perdidos en una carpeta del correo. Cuando llega el cierre de mes, nadie sabe con exactitud cuánto se ha facturado ni cuánto se ha gastado, y reconstruirlo cuesta días.
Qué incluye
El mismo dato — manual vs. con IA
Antes (manual)
Empresa: ACME S.L. Fecha: 12/05/2025 Concepto: Suministro eléctrico Potencia contratada: 4,6 kW Consumo: 312 kWh Importe: 187,43€
⏱ 25 minutos picando datos a mano
Después (con IA)
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{
"empresa": "ACME S.L.",
"fecha": "2025-05-12",
"potencia_kw": 4.6,
"consumo_kwh": 312,
"importe_eur": 187.43,
"tipo": "electrica"
}⚡ 45 segundos, directo al ERP
Beneficios
Los documentos se procesan solos y aterrizan estructurados en tus sistemas.
Reglas de negocio, umbral de confianza y revisión humana solo en los casos dudosos.
Cada dato mantiene el documento de origen para poder verificarlo.
Cómo lo hacemos
Recogemos una muestra representativa de documentos reales (los buenos y los feos: escaneos torcidos, fotos de móvil, formatos raros) y definimos exactamente qué campos hay que extraer y con qué formato deben llegar a tu sistema.
Montamos el preprocesado de imagen, el OCR y la capa de IA que interpreta el contenido. Cada campo lleva asociado un nivel de confianza y las reglas de negocio que debe cumplir: que el total cuadre con las líneas, que el NIF tenga formato válido, que la fecha esté en rango.
Los documentos que superan el umbral pasan directos al sistema. Los dudosos van a una pantalla de revisión donde una persona confirma o corrige en segundos, viendo el documento y el campo señalado. Cada corrección sirve para mejorar el pipeline.
Volcamos los datos a tu ERP, CRM o base de datos con n8n y medimos precisión y porcentaje de documentos que pasan sin intervención. Cuando el primer tipo de documento está estable, ampliamos al siguiente.
Caso real
6×
más rápido en el análisis de facturas
Consultora energética: intranet a medida con n8n para análisis de facturas, informes y CRM en un solo panel.
Ver el caso realCasos de uso
Ejemplos del tipo de resultado posible en escenarios habituales de PYME. El único caso con cifras medidas es el de la consultora energética.
Una asesoría energética analizaba a mano cada factura de cliente para extraer potencia contratada, consumo por periodo y tarifa antes de poder comparar ofertas.
El pipeline extrae los datos y los vuelca al comparador interno: el análisis pasó de unos 30 minutos por factura a unos 5.
Una PYME distribuidora recibe cientos de facturas mensuales en PDF de decenas de proveedores con formatos distintos, y las teclea en el ERP.
Las facturas se leen, se validan contra el pedido y entran en el ERP; solo se revisan a mano las que no cuadran.
Una empresa de servicios guarda contratos en carpetas compartidas sin saber qué vencimientos y penalizaciones tiene firmados.
La IA extrae partes, fechas clave y cláusulas críticas, y avisa con antelación de cada vencimiento.
Tecnologías
Preguntas frecuentes
En facturas con estructura razonable, la combinación de OCR, IA y reglas de validación suele dejar la mayoría de documentos listos sin intervención. El dato importante no es un porcentaje de marketing, sino el umbral de confianza: por debajo de él el documento va a revisión humana, así que los errores no llegan silenciosamente a tu contabilidad.
Sí. El pipeline incluye preprocesado de imagen (rotación, contraste, recorte) antes del OCR. La calidad de la foto afecta al porcentaje de documentos que pasan sin revisión, por eso durante el diagnóstico probamos con tus documentos reales, no con ejemplos ideales.
Trabajamos habitualmente con Holded, Odoo, SAP, Google Sheets y bases de datos propias. Si tu ERP tiene API, la usamos; si no, valoramos importación de ficheros o acceso directo a base de datos. La integración se define antes de empezar.
Los proyectos de procesamiento documental empiezan en torno a 3.000€ según el número de tipos de documento, el volumen mensual y la integración de destino. El retorno se calcula fácil: horas de administración ahorradas al mes frente al coste del proyecto.
Definimos dónde se procesan y almacenan los documentos, con proveedores que permiten tratamiento en la UE y sin que tus datos se usen para entrenar modelos de terceros. Aplicamos retención mínima y acceso restringido, y lo documentamos para tu cumplimiento del RGPD.
El pipeline no depende de plantillas rígidas, así que suele adaptarse a formatos nuevos sin cambios. Cuando un proveedor introduce un formato muy distinto, ajustamos las reglas y el prompt de extracción: es parte del mantenimiento.
Inversión
El presupuesto se cierra por escrito tras el diagnóstico gratuito, sin compromiso.
Servicios relacionados
Casi ningún proceso se resuelve con una sola pieza. Estos son los servicios con los que se combina habitualmente.
Los datos extraídos entran en el proceso completo: aprobación, contabilización y avisos.
Ver servicioUna vez estructurados, tu equipo puede preguntar por los documentos en lenguaje natural.
Ver servicioCalculamos el ahorro real antes de montar el pipeline documental.
Ver servicioTreinta minutos para ver si este servicio resuelve tu caso y qué resultado esperar.